Proceso para cancelar facturas según el motivo de cancelación

A partir de la entrada en vigor de la facturación 4.0 en México, se implementaron cambios en el tratamiento de facturas;  una de las principales modificaciones es que se crearon diversos motivos de cancelación; en este artículo detallamos los motivos para cancelar facturas y el proceso para cancelarlo en cada caso.  

Consideraciones para cancelar facturas

• Existen reglas específicas para cancelar facturas 
• Las facturas con un monto superior a los $1000 MXN o las que ya han sido registradas en su contabilidad requieren aceptación del receptor 
• No todas las facturas pueden cancelarse
• La cancelación debe hacerse en el mismo ejercicios fiscal en que se emitió la factura 
• Solo el emisor de la factura puede cancelarla ante el SAT
• Se debe especificar un motivo de cancelación de la factura

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Existen 4 Motivos para cancelar facturas 

• “01” Comprobantes emitidos con errores con relación
• “02” Comprobantes emite con errores sin relación
• “03” No se llevó a cabo la operación
• “04” Operación nominativa relacionada en una factura global

Cómo cancelar facturas con motivo “01” Comprobantes emitidos con errores con relación

Cuando se elige este motivo de cancelación es porque hay equivocaciones, en la clave del producto, valor unitario, descuento, RFC del receptor, etc, por lo que se requiere una reexpedición y es necesario registrar el folio fiscal del CFDI que sustituye al comprobante que se va a cancelar.

Ejemplo:

1. El emisor emite la factura A el 10 de marzo 

2. El receptor detecta un error; por ejemplo, el monto total de la compra es incorrecto;  el 14 de marzo y notifica al emisor para su cancelación

3.  Antes de cancelar la factura, el emisor debe emitir una factura nueva (Factura B) para poder indicar el folio fiscal de la nueva factura en el motivo de cancelación 

4. Al cancelar la factura A, el emisor elige la clave 01 en “Motivo de cancelación” y registra el folio fiscal de la factura B (que es la nueva factura corregida) 

Nota: Este motivo de cancelación se debe usar para un error o errores que contiene el primer CFDI y se van a corregir emitiendo una factura que reemplace la anterior. 

Cómo cancelar CFDI con motivo “02” Comprobante emitidos con errores sin relación

 Se elige este motivo cuando la factura contiene errores y no es necesario generar un nuevo CFDI que la sustituya 

1. Se debe cancelar la factura porque se registró un RFC incorrecto

Ejemplo para la cancelación: 

1. Se emite la factura el 10 de marzo
2. El emisor registro el RFC de otro cliente y el receptor solicita la cancelación
3. Elige el motivo “02” comprobante emitido con errores sin relación, ya que se trata de un RFC distinto
4. Se confirma la cancelación y se emite una nueva factura con los datos correctos. 

Nota: Este motivo de cancelación se debe usar cuando no es posible corregir el error mediante un CFDI que reemplace el documento original, porque la factura no tienen relación directa con ningún otro CFDI que se pueda usar para corregirla. 

Cómo cancelar facturas con motivo “03” no se llevó a cabo la operación. 

Este motivo se usa cuando la transacción no se llevó a cabo correctamente, puede ser porque el cliente cancelo la compra o el servicio nunca se prestó

El proceso para cancelarla es el siguiente: 

1. Se emitió la factura y se envió al cliente 
2. No se entregaron los productos dentro de plazo establecido, por lo que el cliente cancelo la compra.
3. El emisor debe cancela la factura, ya que no se concretó la venta 
4. Cancela y confirma la cancelación con motivo 03 

Cómo cancelar factura con motivo “04” Operación nominativa relacionada en una factura global

Se usa este motivo cuando se incluye una venta en la factura global y el cliente solicita el comprobante individual. 

Ejemplo del proceso de cancelación 

1. Un supermercado emite una factura global por las ventas del mes, el día 28 de febrero 
2. El 1 de marzo, un cliente solicita la factura por una compra hecha  el 28 de febrero 
3. El emisor debe localizar la factura global y cancelarla, incluyendo el motivo 04 de cancelación 
4. Genera una factura global sin considerar el importe de la compra de la factura solicitada 
5. Emite la factura solícita por su cliente 

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