Un encargado de cuentas por pagar está buscando liberarse de las costosas tareas manuales y repetitivas que consumen mucho tiempo, para volverse más estratégicos y dedicar su tiempo a otras actividades de más valor
Imagina todo el tiempo que podrías ahorrar si no tuvieras que revisar proveedor por proveedor, factura por factura, ni responder tantas consultas sobre el estado de los pagos.
¿Por qué un encargado de cuentas por pagar busca automatizar sus procesos?
La automatización es un método para minimizar la intervención humana y eliminar las tareas repetitivas propensas a error, se estima que al automatizar los procesos, podrían llevarse a cabo 60% más rápido que hacerlo de manera manual, reduciendo además, un 99% de los errores.
¿Cuáles son los procesos que un encargado de cuentas por pagar está automatizando?
1. Validación de proveedores contra las listas negras del SAT
Mantienen su lista de proveedores en un sistema de constante monitoreo para detectar si alguno de ellos ingresa a la listas negras del SAT, ayudándoles a actuar de manera inmediata y evitar caer en delitos fiscales graves.
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2. Administración y actualización de expedientes
Se olvidaron de los expedientes físicos.Crearon expedientes digitales para tener mayor control. Un sistema automatizado les ayuda a detectar documentos faltantes y desactualizados para estar listos ante cualquier auditoria fiscal.
3. Recepción y validación facturas
Facilitaron y agilizaron la aprobación de facturas ya que los errores y la duplicidad se detectan y corrigen antes de su envío. Además pueden crear reglas específicas que los proveedores deben cumplir para poder enviar sus facturas.
4. Autorización y programación de pagos
Los autorizadores reciben notificaciones sobre las facturas pendientes, agilizando la aprobación y la programación de los pagos, garantizando que se hagan en las fechas establecidas y de manera correcta.
5. Comunicación con los proveedores
Los proveedores reciben notificaciones en tiempo real sobre el estado de sus facturas y pagos, disminuyendo considerablemente las llamadas de aclaración.
6. Administración de CFDI de pago/ Complementos de pago
Envían de manera automática a sus proveedores una solicitud para cargar el CFDI de pago correspondiente a cada pago que realizan. Asegurándose de que lo emitan correctamente y dentro del tiempo establecido por la ley. Si no lo hacen así, restringen el envío de nuevas facturas.
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