Si eres una empresa que se preocupa por elegir la mejor opción para llevar a cabo sus operaciones, debes saber que llevar una buena relación con tus proveedores es esencial, para esto, es indispensable contar con un software o portal que nos ayude a llevar la gestión de la información que nos comparten y les compartimos, así puedes evitar re trabajo, falta de datos, llamadas de aclaración, pérdida de dinero y obtener los mejores resultados. Es por esto que en este blog te explicamos que es un portal de proveedores y que características debe cumplir para añadir valor a la empresa.
¿Qué es un portal de proveedores?
Un portal de proveedores realiza funciones muy útiles para las empresas, son una herramienta que permite agilizar la logística de la empresa y tener completa visibilidad sobre su cadena de suministro. Además de que les permite tener control sobre la documentación que reciben para estar listos en caso de que la requieran para alguna licitación y/o auditoría.
Te puede interesar leer Cómo simplificar la gestión de expedientes para alta de proveedores.
¿En qué nos ayuda?
-Comunicarnos con proveedores y evitar llamadas de aclaración
-Tener visibilidad de los documentos que los proveedores nos comparten y estar seguros de que los documentos que tenemos estén completos, correctos y vigentes.
-Reducir tiempo de revisión manual
-Reducir errores por capturas manuales y por fechas olvidadas.
-Evitar pérdida de dinero gracias a los pagos a tiempo y a la visibilidad de vencimiento de pagos.
¿Qué funcionalidades debe tener?
-Base de datos:
Un portal de proveedores debe facilitar la recepción, organización y resguardo de los documentos de nuestros proveedores, el contar con una base de datos completa, ayuda a agilizar el proceso para dar de alta o de baja a cualquier proveedor, además permite tener la información actualizada.
-Autogestión:
Para mejorar las relaciones con los proveedores, estos deben tener acceso al portal y así ellos mismos puedan aumentar nuestra visibilidad, son esta información evita pagos indebidos o repetidos, revisa que tus proveedores cumplan con sus compromisos y asegúrate de pagar productos y servicios correctamente entregados y dentro del presupuesto.
-Seguridad:
Debes considerar que la información que les compartes o te comparten los proveedores es privada y que además tiene que estar protegida para que nadie haga mal uso de ella. Un buen portal de proveedores permite que existan niveles de acceso a esta información para evitar que esta sea extraída sin autorización o eliminada.
-Visibilidad:
Es importante que tengas fácil acceso a la información que deseas encontrar, esto para que puedas tener un control mayor del cumplimiento de tus proveedores y viceversa, contar con un dashboard sobre el flujo de información, dinero, etc. que tienes con un proveedor ayudará a la empresa a tomar decisiones y estar preparados para cualquier imprevisto.
-Notificaciones
En caso de que exista incumplimiento por parte de algún proveedor o este cerca una fecha de pago será muy útil que recibas una notificación o correo, así podrás hacer uso de las recompensas por pagos a tiempo y evitar malentendidos.
Esto además ayuda a disminuir las molestas llamadas para aclaración de pagos, ya que tus proveedores reciben avisos automáticos cuando sus facturas se encuentran en revisión, han sido aprobadas o rechazadas.
El software debe contar con la posibilidad de enviar de forma masiva correos, comunicados y notificaciones.
-Recepción y validación de facturas
Un buen portal de proveedores detecta si alguno de tus proveedores se encuentra en las listas negras del SAT, así mismo las valida para que estés seguro de que son deducibles fiscalmente y te permite estar preparado en caso de que esto pase.
-Programa alertas de pago
Contar con esta función es muy útil, ya que gracias a ella puedes evitar penalizaciones por incumplimiento de los términos de pago, además de recibir descuentos por pronto pago.
Conoce Portaldeproveedores.mx la plataforma de gestión de cuentas por pagar que centraliza y automatiza procesos, evita riesgos fiscales, malentendidos con proveedores, aceptar facturas no deducibles, pagos retrasados o duplicados.
