La gestión de proveedores es un proceso clave que permite a una compañía seleccionar adecuadamente a sus proveedores, negociar los mejores precios, y llevar un correcto control de pagos para garantizar el buen funcionamiento de la operación de un negocio.

Los beneficios de una buena gestión de proveedores son muchos: reducción de costos, reducción de tiempos y aumento de la calidad y evitar interrupciones en la operación. Sin embargo, gestionar proveedores no es una tarea fácil. Requiere de definición de procesos y estrategias, así como la incorporación de herramientas de apoyo. Este artículo se centra en estos elementos clave de gestión: 

  1. Busca, evalúa y selecciona a los mejores proveedores

Elegir los proveedores adecuados representa una parte importante para alcanzar una mejor gestión de proveedores. La evaluación inicial debe ser cuidadosa y debe incluir algunos aspectos clave como los siguientes:

    • La capacidad de respuesta y el nivel de atención a clientes.
    • El grado de especialización y experiencia.
    • Las opiniones de clientes satisfechos y casos de éxito.
    • La calidad del producto/servicio que abastece.
    • La Situación Fiscal del Proveedor.
    • El precio

La evaluación de la situación fiscal de tus proveedores requiere herramientas informáticas. El módulo de validación de EFOS de Portaldeproveedores.mx, te permite realizar auditorías a tu listado completo de proveedores de manera periódica y automatizada contra las listas de EFOS del SAT, facilitando así esta labor de evaluación de situación fiscal y protegiendo a tu empresa de problemas fiscales graves.

2. Identifica y segmenta a tus proveedores

La dependencia de una sola empresa puede llevarnos a perder stock y detener la producción, por lo que, si el proceso actual de producción depende de un solo proveedor, te recomendamos que comiences a buscar alternativas.

Segmenta a los proveedores según su impacto en tu negocio como:

  • Proveedores estratégicos que son los más complejos de reemplazar,
  • Proveedores tácticos que son importantes, pero no irremplazables,
  • Proveedores transversales que no suponen una amenaza para que la empresa funcione correctamente.
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3.Diseña un sistema de pagos para evitar el incumplimiento de contratos y adeudos.

Es importante que tengas bien definidos los momentos en los que debes realizar el pago de cada uno tus proveedores, pues la suspensión o retraso por la falta de ellos puede causar problemas graves en tu operación, además de generarte penalizaciones por incumplimiento. Algunas herramientas como Portaldeproveedores.mx te permiten programar recordatorios para recibir alertas en las fechas definidas con cada uno de tus proveedores.

4.Mantén buena comunicación y transparencia

Mantén comunicación clara y transparente con tus proveedores. Para evitar malentendidos en la operación, mantenlos informados si existen errores en la documentación, facturación o en la contabilidad, así como el estatus de sus pagos.

5.Monitorea y supervisa el cumplimiento de tus proveedores en cuanto a sus obligaciones.

Dentro de tu proceso de gestión incluye flujos de validación y autorización, para que los responsables de cada área confirmen que los productos y servicios fueron correctamente entregados, antes de realizar cualquier pago o renovación de contrato. Esto te ayudará a evitar pagos indebidos por productos no entregados o servicios no realizados.

6.Herramientas tecnológicas

Apóyate en tecnología para automatizar el proceso de las cuentas por pagar, recibir alertas de pago, monitorear a tus proveedores contra las listas negras de EFOS del SAT, para recibir y resguardar la documentación de tus proveedores.

Conoce portaldeproveedores.mx el portal en la nube que te permitirá mejorar la gestión de tus proveedores automatizando y estandarizando el manejo de las cuentas por pagar.