En México las empresas EFOS, representan un desafío para las empresas que contratan proveedores, pues las consecuencias de trabajar con ellos van desde sanciones económicas hasta la declaración de tu empresa como EDOS (Empresas que Deducen Operaciones Simuladas” lo que no solo perjudica la reputación de tu organización, sino que limita las relaciones con actuales y futuros proveedores, afectando el ritmo y la eficiencia de tus operaciones.
Por ello es importante contemples la implementación de herramientas que te ayuden a validar la situación fiscal de tus proveedores actuales y futuros. Aunque claro que esta tarea se puede realizar manualmente, implica una carga de trabajo significativa para los responsables, incluso si solo se realiza de manera periódica (aunque no es la mejor práctica), ya que la información puede actualizarse después de que hayas validado manualmente.
Diferencias entre validar empresas EFOS manualmente y automáticamente
| Validación manual | Validación automática |
| La validación manual de proveedores puede ser lenta, especialmente cuando trabajar con un número considerable de proveedores al mismo tiempo. | La ayuda de un software especializado garantiza el procesamiento de grandes volúmenes de datos en tiempo real, sin necesidad de procesar uno por uno. |
| El esfuerzo y sobre todo el tiempo ocupado en esta tarea pude distraerte de otras tareas importantes para tu área | Con la validación automática te olvidas de esta tarea y te enfocas en actividades estratégicas para tu área. |
| La posibilidad de cometer errores o saltarte algún proveedor durante la validación es alta, lo que puede llevar a la falta de precisión en la validación. | Minimiza al 90% el riesgo de errores humanos, pues la intervención manual es mínima, garantizando mayor precisión |
| La validación manual implica costos laborales elevados debido al tiempo y que dedica el personal. | Aunque la inversión inicial de un software es alta, a largo plazo aumenta la eficiencia debido a la reducción de errores. |
| Validar manualmente a un proveedor puede volverse obsoleto, ya que si no se actualiza con regularidad no podrás responder si se actualizó la situación fiscal de un proveedor. | El proceso de validación se hace en tiempo real, y en minutos, previniendo posibles riesgos fiscales y alertándote de manera inmediata si un proveedor se encuentra en la lista de EFOS |
Ventajas de validar empresas EFOS con Portal de Proveedores ® de Focaltec
Nuestro software está diseñado para que tu empresa pueda cumplir con las regulaciones fiscales en la gestión de proveedores, incluyendo no solo la validación de CFDI, a su vez, te ayuda a validar proveedores de forma automática.
- Podrás revisar manualmente a un proveedor antes de trabajar con él, únicamente ingresando su RFC al sistema y este te notificará su status, previniéndote de comenzar con alguna empresa EFO
- Podrás validar a tus proveedores de forma masiva, únicamente subiendo tu listado en forma .CSV
- Evaluar no solo a tus proveedores actuales, incluye proveedores con los que hayas trabajado en el pasado, previniendo si necesitas presentar alguna declaración ante el SAT
Te puede interesar leer: ¿Cómo evitar ser declarado EDOS si alguno de mis proveedores es ingresado a la lista de EFOS del SAT?
- En cada actualización del SAT nuestro sistema someterá a tus proveedores a revisión. Recibirás alertas en caso de que algún proveedor se encuentre en este listado para que puedas tomar las acciones correspondientes.
- Cada que actualices tu lista de proveedores o registres a un nuevo proveedor, el sistema analizará por ti su status ante el SAT.
¿Por qué implementar Portal de Proveedores ® de Focaltec para validar EFOS?
Portal de Proveedores ®, un software alineado a las políticas fiscales mexicanas, valida a tus proveedores ante el SAT para prevenirte de trabajar con EFOS y, además, te permite:
- Validar cada factura que te entreguen, evitando recibir facturas con alteraciones, errores de RFC, duplicidad o alteraciones.
- Nuestro sistema se convierte en el repositorio central de información; podrás controlar la información relevante de tus proveedores, facturas y pagos evitando perdida de información importante.
- El intercambio de información con tu ERP facilita la recepción de facturas y pagos, entradas de mercancía, órdenes de compra, CFDI de pago y más.
Para muchas empresas, validar a sus proveedores de forma manual ante el SAT es una tarea común, ya que no cuentan con sistema que les ayude a la validación, lo que puede desembocar en las problemáticas que detallamos en este artículo, cómo también explicamos Portal de proveedores es tu mejor aliado si quieres mejorar la gestión de Proveedores y prevenir futuros riesgos fiscales en tu organización ¡Agenda una reunión virtual con un especialista hoy mismo!
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