4 recomendaciones para mejorar la gestión de cuentas por pagar

Para lograr mantener una operación funcional y estable en tu empresa es importante la correcta gestión de Cuentas por Pagar, pues a través de esta área se realizan tareas importantes para tu organización, como control de mercancía, pago a proveedores, recepción de facturas y más, por ello en este artículo te mencionamos

4 recomendaciones que puedes implementar para la gestión de Cuentas por Pagar

1.- Verifica el cumplimiento de tus KPI´S

Tener identificados, pero sobre todos medibles, los KPI´s de tu área facilitarán la mejora continua, así como el cumplimiento de objetivos internos, de igual manera te ayudará a mejorar la relación con tus proveedores. Los KPI´S que Focaltec considera más importante dentro del área son

Tiempo en la validación de facturas
Aprobación de pagos
Ahorro al tener mayor comunicación con los proveedores
Consulta todos los KPI´s que te ayudarán a mejorar los resultados de tu área en este artículo 7 KPI´s de Cuentas por Pagar que son imprescindibles.

2.- Inteligencia para detectar facturas apócrifas o fraudes.

Un software inteligente como Portal de Proveedores ® te ayuda a validar todos los CFDI de tus proveedores, ya que tu proveedor te envía la factura a través de nuestro sistema y este se encarga no solo de validar que el xml cumpla con los requisitos fiscales para ser válida; además, es capaz de rechazar o aceptar una factura si esta cumple con los criterios que le hayas establecido a tu proveedor, como método de pago, Clave SAT, método de pago, etc.

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3.-Lleva un calendario de actividades con proveedores

Llevar un registro claro de las fechas importantes con tus proveedores te ayuda a:

Llevar una planificación de pagos detallada
Reducir errores humanos como pagos duplicados o incorrectos
Aprovechar descuentos por pronto pago
Cumplir con los plazos acordados
Prioriza en los pagos y lleva la gestión del flujo de caja

Planear y ejecutar todas estás actividades de forma manual es una tarea que conlleva mucho tiempo y aunque resulte beneficiosa para la gestión de Cuentas por Pagar, existen herramientas que agilizar esta labor como Portal de Proveedores ®, ya que desde el sistema podrás enviar facturas para pago en la fecha indicada, notificar sobre el pago a proveedores, llevar un control detallado sobre las actividades con proveedores y más.

4. Adopta la recepción y gestión de documentos digitales

Aunque cada día adoptamos más el almacenamiento digital de documentos si tu empresa aún sigue recibiendo información importante de tus proveedores en papel es fundamental que elimines por completo esta actividad, pues conlleva, pérdida o intercambio de información crucial que se puede perder en archivos interminables o traspapelar dificultando la gestión de documentación; el Módulo Expediente Digitales de nuestro software te ayuda a: